Guia de contratação · Conteúdo editorial Arquindex · Atualizado em 18/10/2026
Quanto custa digitalizar documentos?
O orçamento depende do volume, do estado físico e dos formatos do acervo, da preparação, do OCR, dos campos de indexação, da conferência e da entrega. Para comparar fornecedores, peça a mesma unidade de cobrança, os mesmos serviços e critérios de aceite. Uma amostra representativa ajuda a estimar o trabalho.
Digitalize seus documentos com um escopo definido: antes de comparar preço por página, determine como o arquivo será localizado e utilizado depois da captura. A Arquindex atende projetos empresariais em Belo Horizonte; coleta, local de execução e condições logísticas são definidos na proposta.
1. Preço por página: qual é a unidade de cobrança?
Folha, página, face e imagem não são necessariamente a mesma unidade comercial. Uma folha com informação dos dois lados pode gerar duas imagens. A proposta deve explicar se o valor é por imagem capturada, folha física, documento ou lote, como são tratadas páginas em branco e se há quantidade mínima.
Também confira quais etapas estão incluídas. Capturar folhas já preparadas exige um trabalho diferente de organizar pastas, retirar grampos, separar anexos, digitalizar, nomear arquivos e conferir campos. O menor valor unitário não permite concluir qual proposta tem o menor custo total.
2. Como levantar o volume sem adivinhar o conteúdo das caixas
Informe quantidades de caixas, pastas e documentos, mas evite converter todas as caixas pelo mesmo número fixo de folhas. Escolha amostras de áreas e períodos diferentes. Registre frente e verso, formatos mistos, folhas grampeadas e documentos encadernados. Separe volume confirmado de estimativa e combine como será medida a quantidade executada.
Uma amostra deve representar as exceções: contratos com aditivos, dossiês de RH, documentos fiscais e conjuntos com anexos podem exigir divisão e nomenclatura distintas. Preserve os vínculos e a sequência que explicam cada documento.
3. Preparação e conservação influenciam o esforço
Grampos, clipes, dobras, envelopes, folhas coladas e anexos pequenos alteram o preparo. Documentos frágeis precisam de avaliação antes de passar por alimentação automática. Higienização operacional não equivale a restauração: intervenção especializada deve ter escopo próprio e capacidade confirmada.
Defina se o fornecedor devolve a documentação na ordem original, como identifica ocorrências e quem autoriza desmontagem de pastas ou encadernações. Esses pontos afetam prazo, mão de obra e rastreabilidade.
4. Formatos diferentes pedem avaliação específica
| Material a informar | O que esclarecer no orçamento |
|---|---|
| Folhas soltas A4/A3 | Frente e verso, cor, grampos, sequência e documentos por arquivo. |
| Livros e encadernados | Forma de abertura, preservação da lombada e autorização para eventual desmontagem. |
| Plantas e grandes formatos | Dimensões reais, legibilidade de detalhes e capacidade do equipamento. |
| Fotos, slides e negativos | Suporte, finalidade, resolução e disponibilidade de serviço especializado a confirmar. |
| Documentos históricos ou frágeis | Conservação, manuseio e necessidade de avaliação especializada. |
A tabela serve para dimensionar a necessidade. A inclusão de um material nela não confirma oferta de captura especializada pela Arquindex; disponibilidade, equipamento e método precisam ser confirmados antes da contratação.
5. OCR, extração de campos e indexação são entregas distintas
OCR adiciona texto para pesquisa. Ele não garante leitura perfeita de manuscritos, carimbos, números ou tabelas. Extração de campos, como matrícula, data, valor e número de contrato, exige regras de validação. A indexação pode usar dados informados pelo cliente, leitura humana ou processamento automatizado com conferência.
Especifique quais campos serão preenchidos e quais erros são aceitáveis. Para dados críticos, combine tratamento de exceções e validação. Veja o serviço de digitalização com OCR.
6. PDF pesquisável, PDF/A e TIFF: escolha conforme o uso
PDF pesquisável combina imagem e texto reconhecido. PDF/A é um perfil para reprodução e preservação; não equivale a assinatura digital. TIFF pode ser necessário em determinados fluxos de imagem. Defina formato, compressão, tamanho máximo, organização das pastas e compatibilidade com o sistema de destino.
Quando houver GED, informe previamente metadados, nomenclatura, permissões e estrutura de importação. Uma entrega por pastas tem escopo diferente de uma carga validada em sistema. Consulte gestão documental e organização do acervo.
7. Conferência e aceite devem constar da proposta
Defina como verificar completude, legibilidade, ordem, orientação, arquivos corrompidos e preenchimento de metadados. A conferência por amostragem e a conferência integral têm esforços diferentes. Determine quais classes documentais precisam de controle adicional, quem aprova o piloto e como o fornecedor corrige falhas.
Peça relatório de execução, relação dos lotes entregues e registro das exceções. Combine o prazo para conferência do cliente e os critérios para aceite; não use uma promessa genérica de qualidade como substituto desses critérios.
8. Coleta, local de execução e proteção dos documentos
O orçamento deve indicar coleta e devolução, responsáveis pela custódia, acondicionamento, protocolos e local de execução. Se houver dados pessoais, alinhe acesso, confidencialidade e responsabilidades de tratamento ao contexto do projeto. Atendimento em outra cidade, despesas de transporte e execução no cliente dependem de confirmação comercial.
9. Checklist para solicitar propostas comparáveis
- Volume estimado, amostra e unidade de medição.
- Tipos documentais, dimensões, frente e verso e estado físico.
- Preparação, remontagem e manutenção da ordem.
- OCR, campos de indexação e validação de dados críticos.
- Formato, nomes de arquivos, pastas e eventual integração.
- Critérios de conferência, correção e aceite.
- Coleta, custódia, local de execução e prazo.
- Exclusões, quantidade mínima, custos adicionais e condições de pagamento.
Um projeto-piloto permite conferir a entrega antes de contratar a escala. Seu tamanho e eventual custo devem ser combinados na proposta; não há garantia de piloto gratuito.
10. Digitalização e descarte exigem decisões diferentes
O Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, trata de técnica e requisitos para digitalização em seu âmbito de aplicação, com exceções e requisitos específicos. Não basta gerar um PDF para afirmar equivalência jurídica. A Resolução CONARQ nº 48, de 10 de novembro de 2021, estabelece diretrizes para procedimentos técnicos, observado o Decreto.
Não presuma autorização para eliminar originais após a captura. Natureza do documento, temporalidade, finalidade e regras aplicáveis precisam ser avaliadas antes da destinação. Assinatura, metadados e controles devem ser dimensionados conforme o caso, sem promessa universal de validade jurídica.
Fontes e continuidade
- Decreto nº 10.278/2020 — texto oficial, de 18/03/2020.
- Resolução CONARQ nº 48/2021, de 10/11/2021.
Este é um guia de contratação, baseado em referências técnicas existentes; não constitui notícia de alteração normativa. Para entender o processo completo, consulte digitalização de documentos para empresas e o índice de artigos da Arquindex.